PYTANIA DOTYCZĄCE ZASADY KONKURENCYJNOŚCI
Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie przypomina, iż:
- zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 punkt 6.2 podpunkt 3: „Wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki: (...) g) został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów”;
- zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu
- 5Odpowiedzialność Beneficjenta ust. 1: „Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu w pełnym zakresie, z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i·oszczędnie, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z Umową i jej załącznikami oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową, zgodnie z·Harmonogramem rzeczowo-finansowym realizację Projektu oraz·osiągnięcie i utrzymanie celów zakładanych we Wniosku o dofinansowanie w·trakcie realizacji oraz w okresie trwałości.”
- 15Zamówienia udzielane w ramach Projektu ust. 3: „Beneficjent zobowiązuje się do nieudzielania zamówień podmiotom, którym udzielenie zamówienia mogłoby spowodować wystąpienie konfliktu interesu, w szczególności podmiotom powiązanym z Beneficjentem w sposób osobowy lub kapitałowy. Szczegółowe zasady w tym względzie regulują Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.”
W związku z powyższym, podczas kontroli kwalifikowalności wydatków „na miejscu” realizacji projektu bądź na dokumentach ZALECA SIĘ przekazanie przez Beneficjenta oświadczeń o braku ww. powiązań osobowych lub kapitałowych z dostawcami, również w przypadkach zakupów, gdzie ze względu na wartość wydatku obowiązywało rozeznanie rynku (zamówienie o wartości od 20 do 50 tys. zł netto) lub zakup z wolnej ręki (zamówienie poniżej 20 tys. zł netto).
Beneficjenta obowiązują właściwe (ze względu na wartość przedmiotu zamówienia oraz rodzaj podmiotu udzielającego zamówienia) opisane w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020, zasady tj.:
- rozeznanie rynku,
- zasada konkurencyjności,
- przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.
Ze względu na mające miejsce aktualizacje ww. Wytycznych, dla danego postępowania aktualna jest wersja Wytycznych obowiązująca na dzień wszczęcia postępowania.
Uwaga – w przypadku gdy umowa o dofinansowanie z Beneficjentem nakłada dodatkowe obowiązki ponad te opisane w Wytycznych, obowiązują one dla postępowań wszczętych po podpisaniu umowy.
Zasada konkurencyjności obowiązuje beneficjenta (podział podmiotowy i przedmiotowy):
- nie będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania Pzp na podstawie art. 3 Pzp, np. przedsiębiorcy, w przypadku zamówień, których szacunkowa wartość zamówienia przekracza 50 tys. PLN netto,
- zobowiązanego do stosowania Pzp na podstawie art. 3 Pzp (zamawiający nie sektorowi), ale tylko w przypadku zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania Pzp na podstawie art. 4 pkt 8 Pzp, których szacunkowa wartość zamówienia przekracza 50 tys. PLN netto, a jest równa lub niższa niż kwota określona w art. 4 pkt 8 Pzp np. JST, inne jednostki sektora finansów publicznych, instytuty badawcze, stowarzyszenia,
- zobowiązanego do stosowania Pzp na podstawie art. 3 Pzp (zamawiający sektorowi), których szacunkowa wartość zamówienia przekracza 50 tys. PLN netto, a jest niższa niż kwota określona w art. 11 pkt 8 Pzp.
Uwaga:
oprócz zasady konkurencyjności w przypadku wydatków o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy na podstawie zasady konkurencyjności, istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku. Rozeznanie rynku ma prowadzić do udzielenia zamówienia po cenie nie wyższej niż rynkowa. Na dowód prawidłowego udzielania zamówienia po rozeznaniu rynku wymagane jest (według Wytycznych obowiązujących od 14.10.2016):
- przedstawienie co najmniej wydruku zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta wraz z otrzymanymi ofertami,
- lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, wraz
z otrzymanymi ofertami.
Dopiero w sytuacji, gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego lub skierowania zapytania do potencjalnych wykonawców nie otrzymano ofert, niezbędne jest przedstawienie np. wydruków stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu (nie jest wystarczające udokumentowanie rozeznania rynku w formie notatki potwierdzającej przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami).
Według Wytycznych obowiązujących w okresie 10.04.2015 – 13.10.2016:
- w przypadku wydatków o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty.
W rozeznaniu rynku jedynym kryterium wyboru jest cena, ponieważ jedynie to kryterium prowadzi do wykonana zamówienia po cenie nie wyższej niż cena rynkowa
Szacowania wartości zamówienia należy dokonywać z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających na dostawy, usługi lub roboty budowlane (6.5 pkt 8 lit. g i h).
Wymagane jest udokumentowane szacowania wartości zamówienia w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu.
Zabronione jest zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej.
Ustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:
- usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,
- możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie,
- możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.
Stosowanie do opisu przedmiotu zamówienia publicznego nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV) jest obowiązkowe dla zasady konkurencyjności. Używanie kodów CPV do opisu przedmiotu zamówienia ułatwia konkurencyjność postępowania.
Wspólny Słownik zamówień dostępny jest m.in. pod adresami: https://kody.uzp.gov.pl,https://simap.ted.europa.eu/pl/web/simap/cpv
Brak kodów CPV wiąże się z korektą finansową zgodnie z Rozporządzeniem MR z 29.01.2016 r.
w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo.
W celu spełnienia zasady konkurencyjności do opisu przedmiotu zamówienia wg Wytycznych nie wolno stosować nazwy określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności.
Prawidłowo dokonany opis przedmiotu zamówienia powinien umożliwić złożenie ofert równoważnych.
Nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.
Posiłkowo ustawa Pzp podaje następujące zasady opisu przedmiotu zamówienia:
- przedmiot opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty,
- nie można opisywać przedmiotu w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję,
przedmiot opisuje się w jeden ze sposobów wskazanych w art. 30 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem odrębnych przepisów technicznych.
Terminy odnoszące się do każdego etapu postępowania powinny być ustalane w sposób umożliwiający ich dotrzymanie (dotyczy to zarówno skracania, jak i wydłużania terminów). Podczas ustalania terminów należy wziąć pod uwagę złożoność postępowania, charakter i przedmiot zamówienia publicznego, a także dostępny personel zamawiającego, jego zadania, umiejętności i doświadczenie.
Uwaga: terminy wynikające z Wytycznych to terminy minimalne. Beneficjent może stosować zawsze dłuższe terminy.
Terminy do stosowania zasady konkurencyjności uzależnione są od rodzaju zamówienia i jego wartości.
> Dla zamówień o wartości w przedziale (powyżej 50 tys. zł netto, art. 11 pkt 8 Pzp):
- dostawy i usługi - min. 7 dni,
- roboty budowlane - min. 14 dni.
> Dla zamówień o wartości powyżej :
- 5.225.000 euro na roboty budowlane
- 209.000 euro na dostawy i usługi
min. 30 dni kalendarzowych od daty upublicznienia zapytania ofertowego.
Terminy biegną od dnia następnego po dniu upublicznienia ogłoszenia/zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia.
Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy.
Jeżeli mowa o dniach - są to dni kalendarzowe.
W przypadku błędów w ogłoszeniu/zapytaniu ofertowym, konieczności dokonania uzupełnień, udzielania wyjaśnień wykonawcom termin składania ofert powinien być wydłużony o czas niezbędny do wprowadzenia zamian w ofertach przez wykonawców.
Upublicznienie zapytania ofertowego polega na jego umieszczeniu w bazie Konkurencyjności, pod adresem bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl.
Uwaga: Ministerstwo Rozwoju dostosowało Bazę Konkurencyjność w ten sposób, że również podmioty, które planują pozyskać dofinansowanie w ogłoszonych naborach wniosków, jeszcze przed jego uzyskaniem, będą mogły opublikować w Bazie zapytanie ofertowe.
W przypadku gdy ze względu na specyfikę projektu podmiot rozpoczyna realizację projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, w celu upublicznienia zapytania ofertowego powinien upublicznić zapytanie ofertowe na Bazie Konkurencyjności (dotyczy postępowań wszczętych od 01.01.2018 r.).
( Dla postępowań wszczętych do 31.12. 2017 r. możliwe było upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej wskazanej przez instytucję ogłaszającą nabór wniosków o dofinansowanie.)
Zapytanie ofertowe zawiera co najmniej:
- opis przedmiotu zamówienia , który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i został określony zakres równoważności,
- warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, a także kryteria oceny ofert, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe,
- kryteria oceny oferty,
- informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,
- opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty,
- termin składania ofert (terminy biegną od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, różne terminy dla różnych typów i wartości zamówień),
- termin realizacji umowy,
- informacje na temat zakazu powiązań osobowych i kapitałowych (patrz definicja: podmioty powiązane),
- określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy,
- informację o możliwości składania ofert częściowych o ile zamawiający przewiduje możliwość składania ofert częściowych, informacje o planowanych zamówieniach uzupełniających wraz z określeniami ich zakresu i warunków ich udzielania (pamiętaj: jeżeli nie oszacujesz zamówienia podstawowego wraz z uzupełniającym oraz nie zakomunikujesz w zamówieniu podstawowym możliwości udzielania zamówień uzupełniających nie będzie można udzielić zamówień uzupełniających),
- opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie.
W przypadku projektów realizowanych w ramach Poddziałania 1.4.2 „Pakietowanie produktów i usług”, umieszczenie ogłoszenia w Bazie konkurencyjności przez Partnera/Partnerów w danym projekcie jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem Lidera projektu.
Lider powinien zamieścić ogłoszenie, natomiast dane na temat Partnera będącego zamawiającym, w tym adres do doręczeń ofert, powinny zostać wpisane w polu „Skrócony opis przedmiotu zamówienia" lub „Inne środki finansowania” . W polu tym powinna też zostać zawarta informacja, iż zamawiającym jest inny podmiot niż Lider (czyli Partner).
- Brak właściwego upublicznienia zapytania ofertowego.
Zgodnie z zapisami regulaminów konkursów ogłaszanych od roku 2018, wszyscy Wnioskodawcy, którzy chcą przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (na własne ryzyko) rozpocząć realizację projektu (w sytuacji przewidzianej w·Wytycznych w·zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 obowiązujących na dzień wszczęcia postępowania) powinni upubliczniać swoje zapytania ofertowe w·serwisie https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/·
Zdarzają się jednak błędne przypadki upublicznienia wyłącznie na stronie Instytucji Zarządzającej i stronie własnej Beneficjenta.
- Zbyt krótki termin publikacji ogłoszenia w Bazie konkurencyjności.
Zgodnie z zapisami Wytycznych w·zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, termin na złożenie oferty wynosi co najmniej 7 dni w przypadku dostaw i usług, co najmniej 14 dni - w przypadku robót budowlanych oraz w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5 225 000 euro w przypadku zamówień na roboty budowlane, 209·000 euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi, termin wynosi co najmniej 30 dni.
Występują jednak ·przypadki zamówień na dostawy i usługi o wartości przekraczającej 209·000 EUR, gdzie błędniewyznaczony termin na złożenie oferty był krótszy niż wymagane 30 dni.
Kolejnym błędnym przypadkiem jest brak przedłużenia terminu na złożenie oferty, w przypadku dokonania zmian ogłoszenia.
- Niewłaściwe określenie biegu terminu na złożenie oferty.
Bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływemostatniego dnia. Należy powyższe rozumieć jako godzinę 24.00 ostatniego dnia.
Występują przypadki błędnego określenia terminu na złożenie oferty – np. od godziny 9.00 w dniu publikacji ogłoszenia do godziny 9.00 w dniu będącym dniem siódmym licząc od dnia następującego po opublikowaniu oferty (bądź czternastym lub trzydziestym – w zależności od obowiązującego terminu).
Aby termin był określony prawidłowo, musiałby kończyć się co najmniej o godzinie 23.59 w dniu będącym dniem siódmym licząc od dnia następującego po opublikowaniu oferty (bądź czternastym lub trzydziestym – w zależności od obowiązującego terminu), lub o godzinie 9.00 ale dnia następnego: ósmego licząc od dnia następującego po opublikowaniu oferty, (bądź piętnastego lub trzydziestego pierwszego – w zależności od obowiązującego terminu).
- Niewłaściwy opis przedmiotu zamówienia.
Jednym z błędnych przypadków opisania przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący był m.in. brakkodów CPV w opisie.
Kolejnym błędnym przypadkiem jest użycie nazw własnych w opisie przedmiotu zamówienia, a w przypadkach, gdzie ze względu na specyfikę zamówienia użycie nazw własnych byłoby dopuszczalne, użycie ich bez dopuszczenia rozwiązań równoważnych.
- Warunki udziału w postępowaniu przewyższające znacznie wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia.
Błędnym przypadkiem tego typu· jest określenie np. dostępności serwisantów mówiących po polsku – należałoby raczej określić dostępność serwisu z komunikacją w jęz. polskim.
- Istotne zmiany warunków umowy w stosunku do warunków zawartych w ogłoszeniu.
- Wybór oferty niezgodnej z przedmiotem zamówienia, nieuzasadnione wykluczenie wykonawcy.
Występują błędne przypadki wyboru oferty nie do końca zgodnej z opisanym przedmiotem zamówienia, w zakresie np. mniej istotnych parametrów.
Kolejnym błędnym przypadkiem było wykluczenie wykonawcy, który spełniał warunki udziału, bądź błędne przyznanie niższej punktacji, czego skutkiem był wybór innego oferenta.
Niezastosowanie klauzul społecznych wynikających z umowy o dofinansowanie lub błędne ich zastosowanie
